중국 화장품 위생허가 A to Z

[CMN 심재영 기자] 국내 화장품 산업에서 중국이 차지하는 비중은 가히 절대적이다. 포화 상태인 내수 시장에서 벗어나기 위해선 가장 잠재력이 큰 시장인 중국으로 진출해야만 한다.

중국이 곧 미국을 제치고 세계에서 가장 큰 화장품 시장이 될 것이라는 데 업계 대부분이 동의하고 있다. 이를 반영하듯 중국 진출을 하는 화장품 업체들도 점점 증가하는 추세다.

특히 중국은 최근 몇 년새 개인소득의 증가로 화장품의 중국 내 수요가 늘어나면서 우리 기업들의 관심도 커지고 있다. 무엇보다 한류 드라마와 K-POP에 이어 K-뷰티 열풍이 불면서 한국 화장품과 뷰티에 대한 중국인들의 관심이 최고조에 달하고 있다.

이에 따라 화장품의 중국 진출을 위해 위생허가 신청을 희망하는 업체가 기하급수적으로 늘어나고 있으며 복잡하고 까다로운 위생허가를 대행하는 업체도 수를 헤아리기 힘들 정도로 급증하는 추세다.

특히 중소기업청과 코트라 등에서는 대중국 수출 진작을 위해 위생허가 검사비용, 컨설팅 비용 등 소요비용 일부를 지원해주는 제도를 실시하고 있다.

(사)대한화장품협회가 최근 실시한 ‘중국 화장품 위생행정허가 기본교육’ 자료를 토대로 위생허가 신청 절차 및 방법, 소요 비용, 기타 주의할 사항 등을 살펴봤다.

CFDA, 수입화장품 허가 총괄

중국 화장품 관련 법규에 따르면 중국에서 ‘화장품이란 인체 표면의 모든 부위(피부, 모발, 손톱, 입술 등)에 도찰, 살포 또는 기타 유사한 방법으로 사용하는 것으로 청결, 악취제거, 피부 보호, 미용 및 가꿈의 목적을 달성하는 일상용 화학공업제품’을 가리킨다. 개정안에는 사용 부위에 ‘치아 및 구강점막’ (치약 등)을 추가했다.

중국의 화장품 감독관리 주요 기관은 국가식품약품감독관리국(CFDA, China Food And Drug Administration)으로 2008년 9월 1일부터 수입화장품, 국산특수용도화장품과 신원료의 허가 접수 업무를 책임지고 있다.

이에 따라 중국 수출을 원하는 한국 화장품은 수입화장품 규정에 따라 중국 내 법적으로 등록되어 있으면서 독립법인 자격이 있는 중국 내 기업에게 대리하여 위생허가를 신청해야 한다. 또한 중국에 소재한 위생허가 신청 책임 회사인 ‘재중국신고책임회사’를 선정해야 한다. 이 회사는 위생허가 신청에 따른 민·형사상의 책임을 지며 제출하는 모든 서류에 대한 책임과 상응하는 법률적인 책임을 져야 한다.

위생허가 절차는 CFDA 인터넷에서 ID와 패스워드를 발급받아 인터넷 신고시스템을 이용해 신고하면(5일) 특수용도 화장품의 경우 약4개월에서 8개월, 비특수용도 화장품의 경우는 약2개월간의 시험검사가 진행되고 CFDA 행정접수 서비스센터의 허가접수(5일)를 거쳐 CFDA 보건식품 심사평가센터로부터 특수용도는 심사 90일, 비준 20일, 비특수는 심사 20일의 기술 심사를 거쳐 허가증을 제작(10일), 발급받는다. <그림 참조>

신청에는 제품 처방(위생허가 신청회사, 영문 작성), 제품 포장(중문 번역), 실제품, 사업자등록증, 수권서 및 서명수권서(한국 공증처 공증 요망), 접수 수권서(재중국신고책임회사), 재중국신고책임회사 영업집조(사업자등록등) 등의 서류가 필요하다.

위생허가 검사 소용비용은 품목별로 상이하다. 중국은 화장품을 특수용도 화장품과 비특수용도(일반화장품)로 분류하고 있다. 특수용도는 염색류, 퍼머류, 기미제거류(미백류 포함), 자외선 차단류, 헤어토닉류, 제모류, 버스트케어류, 바디컨투어링류, 제취류 등 9종이 해당된다.

지난해 7월 CFDA는 신규 ‘화장품 관리감독조례’ 초안을 발표했다. 신규 조례가 실시되면 화장품의 원료관리, 제품분류 등에서 변화가 있을 것으로 예상된다. CFDA가 공표한 ‘기사용 화장품 원료명칭목록’에 포함된 원료를 사용해야 하며 신규 화장품 원료는 우선 원료에 대한 허가를 취득해야 한다.

소요 비용에는 샘플 검사비, 공증비, 번역비, 대행기관을 이용할 경우 대행서비스 비용 등이 필요하다.

검사비용은 대략 비특수용도 화장품 5800~7800위안, 특수용도 화장품 9100위안~3만6800위안이고 품목별로 다르며 제품 기능별로 추가 비용이 발생한다. 대략적인 총 소요비용은 비특수용도 화장품의 경우, 1만5000~1만8000위안, 기능성화장품 3만~6만위안 정도다. 현재 등록증 유효기간은 4년이며, 만기 4~6개월 전에 연장 신청할 수 있다. 추후에는 유효기간 5년에 만기 6개월 전 연장 신청으로 변경될 예정이다.

중국에서는 사용이 금지된 성분들이 있다. 이를 포함한 화장품은 중국 시장에 내놓을 수 없다. 제품 기획 단계부터 CFDA 등록이 가능한 성분으로 제품을 준비해야 한다. 화장품 중 존재 가능한 안전성 위험물질(디옥산, 페놀, 에탄올, 석면, 잔류농약 등)에 관한 검사를 진행해야 할 경우, 1000위안에서 3000위안의 검사 비용이 필요하다. <표 참조>

또한 위생허가 인증은 만기 6개월 전에는 연장이 가능하지만 이후에는 연장이 불가능하다는 점을 반드시 명심해야 한다. 시기를 놓치면 까다로운 절차를 처음부터 다시 시작해야 한다.

한편, CFDA가 공식 지정한 화장품 행정허가 검사기관은 지난 4월 25일 6곳이 추가 지정돼 총33곳으로 늘어났다.

대행업체 레퍼런스 목록 연락처 확인 ‘필수’

대중국신고책임회사, 위생허가 민·형사상 책임

대행업체·재중책임회사 선택 중요

중국 화장품 위생허가 인증을 받기 위해 무엇보다 중요한 것은 대행업체 선정이다. 대행업체의 노하우와 경험에 의해 위생허가증의 취득 여부가 결정된다고 해도 과언이 아니기 때문이다. 하지만 국내에는 중국 화장품 위생허가를 대행한다는 업체가 수십여곳에 달하기 때문에 어느 곳을 선택해야 할지 판단이 서지 않는다는 업체들이 많다.

무역협회 관계자는 “대행업체를 선정하는 가장 좋은 방법은 기존에 허가증 업무를 진행한 업체들로부터 좋은 대행업체를 소개받고 해당 업체의 레퍼런스 목록 및 레퍼런스 업체의 담당자 연락처를 받아 직접 연락을 해보는 것이 가장 좋다”고 조언했다.

이와 함께 재중국신고책임회사 선택에 신중을 기해야 한다. 재중국신고책임회사란 중국에 소재한 위생허가 신청 책임 회사를 말하는 것으로 위생허가를 신청하는데 따른 민·형사상의 책임을 지며 제출하는 모든 서류에 대한 책임과 상응하는 법률적인 책임을 지도록 되어 있다.

중국에서 판매한 제품의 법적인 문제(예를 들어 피부 트러블 발생으로 인한 소송 등)가 발생했을 경우, 법적 책임은 이 제품을 판매한 최종 대리상부터 시작되겠지만 최종적인 연대책임은 재중국신고책임회사가 짊어지게 된다.

만약에 이렇게 책임질 수 있는 재중국신고책임회사가 없다면 위생허가 신청 자체가 불가능하다. 제조판매업자가 위생허가를 신청하는 것이 아니라 재중국신고책임회사가 제조판매업자를 위해 위생허가를 신청하는 개념이라고 봐야 한다. CFDA에 제출하는 모든 문서는 반드시 재중국신고책임회사의 도장이 찍혀 있어야 한다. 4년마다 갱신을 한다든가, 도로명 변경으로 인해 주소 변경을 한다든가, 제품의 중문명칭을 변경할 경우 반드시 재중국신고책임회사의 도장을 받아야 한다.

대행업체들은 의뢰업체를 다른 대행업체에 뺏기지 않기 위해 스스로를 재중국신고책임회사로 지정하는 경우가 많다. 예를 들어 의뢰업체가 위생허가를 이 회사를 통해 10개 정도를 받고 다른 10개 제품을 다른 대행업체를 통해 진행하려고하면 기존 업체에서는 이미 발급한 허가증과 현재 진행 중인 제품을 등한시하게 되고 추후 허가증 갱신을 포기하게 될 수도 있다. 이처럼 재중국신고책임회사를 처음에 잘못 지정하면 추후에 큰 낭패를 볼 수도 있으므로 처음부터 신중한 선택이 필요한 것이다.

재중국신고책임회사는 일반적으로 제조판매업자의 중국 지사, 총대리상, 지인의 회사, 대리업체, 혹은 법률사무소 등을 지정한다. 재중국신고책임회사 선정 시 고려할 사항들은 재중국신고책임회사 비용, 허가증 관리능력 등이 있다. 대기업일 경우는 중국지사를 재중국신고책임회사로 지정하는 경우가 많으며 총대리상 혹은 대리업체를 선정하는 경우도 많다.

철저한 준비가 성패 좌우

중국에는 비합법적 방식으로 화장품을 들여와 판매하는 경우가 많다. 특히 한국의 경우는 미국이나 프랑스 등 화장품 선진국들과는 달리 중국과 지리적으로 가까우므로 제품의 운송이 비교적 용이해 비합법적 방식이 빈번하게 사용되고 있다. 그 결과 일부 제품은 위생허가증 없이도 소위 말하는 대박을 터뜨리는 경우가 있다.

그러나 앞으로는 위생허가를 받지 않은 화장품이 중국으로 진출하는 것은 불가능할 것으로 보인다. 아무리 우수한 제품이라 하더라도 중국식품약품감독관리총국(CFDA)의 인증, 즉 ‘위생허가’가 없으면 판매 행위를 할 수 없다.

특히 앞으로는 인터넷을 통한 직구 화장품도 예외없이 위생허가를 받도록 할 예정이고 위생허가를 받지 않은 화장품들의 비합법적 루트인 ‘따이공’을 통한 화장품 수입 단속을 더욱 강화해 원천 차단한다는 방침이다.

이에 따라 중국 진출을 위한 화장품 위생허가는 이제 선택이 아닌 필수 항목으로 부상했다.

하지만 화장품 위생허가를 취득하기 위해서는 제품당 수백만원의 비용이 발생하고 일반류의 경우는 경우는 6~8개월, 특수류는 1년 이상의 시간이 소요돼 적지않은 부담이 되고 있는 실정이다. 더군다나 이렇게 비용과 시간을 들였는데도 허가증을 받았다는 업체가 많지 않고 일부 업체는 수년 동안 2~3개의 서로 다른 대행업체들을 통해 위생허가를 진행했다가 아무런 결과도 얻지 못하는 경우도 많은 실정이다.

문제는 이같은 점을 악용해 2~3개월 내 허가를 받을 수 있도록 해주겠다고 업체들을 유인하는 곳이 급증하고 있다는 사실이다. 중국 CFDA의 고위 관리나 담당자를 통하면 기다리지 않고 빠르게 인증 절차를 진행시킬 수 있다는 것이 이들의 얘기다.

이와 관련, 코트라 관계자는 “CFDA 시스템은 대부분 우리가 생각하는 것보다 훨씬 투명하게 이뤄진다”며 “위생허가 대행업체 중에 이런 제안을 하는 곳을 피해야 한다”고 조언했다.

그에 따르면 중국 위생허가는 CFDA에서 주최하는 심의단계를 통과해야 비로소 발급된다. 매월 개최되는 화장품 심의는 외부 심사위원에 의해 결정되고 약2,000명의 명단 중 추첨을 통해 랜덤으로 100명 정도를 선발해 심의를 진행한다.

심의할 때마다 항상 주체가 되는 심사위원들도 일부 있지만 이들조차 자신이 어떤 제품을 심사하게 될지는 그때 상황에 따라 결정된다.

따라서 CFDA 혹은 다른 관련 부서의 특정 인물을 안다고 해서 심의기간을 단축시킬 수 있거나 통과 되지 않을 제품을 통과시킬 수는 없도록 되어 있다는 설명이다.